AVG-beleid

Laatst bijgewerkt: 26 oktober 2026

1. Inleiding

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens bij het gebruik van onze website kunnen worden verwerkt, voor welke doeleinden dat gebeurt, op welke rechtsgrondslag de verwerking kan berusten en welke rechten u heeft op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Dit beleid is van toepassing op uw bezoek aan onze website, het plaatsen en afhandelen van bestellingen, het contact met onze klantenservice en het gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. De verwerking van persoonsgegevens moet voldoen aan de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de AVG en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven doeleinden en voor zover dat noodzakelijk is voor die doeleinden. De precieze verwerking hangt af van de diensten die u gebruikt en de gegevens die u aan ons verstrekt.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De identiteit en juridische hoedanigheid van de verwerkingsverantwoordelijke moeten worden vastgesteld aan de hand van de daadwerkelijke juridische en organisatorische situatie. De onderstaande gegevens zijn contactgegevens en vormen op zichzelf geen bevestiging van de volledige juridische identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke.

U kunt contact opnemen via:

Het contactadres geeft niet automatisch aan waar persoonsgegevens worden opgeslagen of verwerkt. Ook bepaalt het adres op zichzelf niet welke juridische entiteit de verwerkingsverantwoordelijke is.

3. Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken?

Afhankelijk van uw interactie met de website kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens relevant zijn.

Contactgegevens

Wanneer u een bestelling plaatst of contact met ons opneemt, kunnen gegevens worden verwerkt zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en bezorgadres. Welke gegevens nodig zijn, hangt af van de betreffende dienst.

Bestel- en transactiegegevens

Voor de afhandeling van bestellingen kunnen gegevens worden verwerkt zoals het bestelnummer, de bestelde artikelen, de bestelstatus, het bezorgadres en gegevens over verzending, retourzendingen, terugbetalingen of annuleringen.

Betaalgegevens

Voor de verwerking en controle van betalingen kunnen gegevens beschikbaar zijn zoals de betaalstatus, een transactie- of referentienummer en informatie die nodig is om een betaling of terugbetaling te controleren.

Welke betaalgegevens rechtstreeks door ons worden verwerkt en welke uitsluitend door een betrokken betaaldienstverlener worden verwerkt, hangt af van de daadwerkelijke betaalprocedure. Zonder bevestiging daarvan doen wij geen uitspraak over de opslag van volledige kaartnummers, beveiligingscodes of andere specifieke betaalgegevens.

Gegevens over klantenservice

Wanneer u contact met ons opneemt, kunnen wij de inhoud van uw bericht en de daaropvolgende communicatie verwerken. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op een bestelling, een vraag over een product, een klacht, een retourzending of een terugbetaling.

Website- en apparaatgegevens

Bij het bezoeken van een website kunnen technische gegevens worden gegenereerd of verwerkt, zoals IP-adressen, tijdstippen van verzoeken, browser- en apparaatgegevens en loggegevens. Of en in welke vorm deze gegevens via onze website worden verzameld, moet worden vastgesteld aan de hand van de daadwerkelijke technische configuratie.

Cookiegegevens

Cookies en vergelijkbare technologieën kunnen, afhankelijk van de gebruikte instellingen en diensten, gegevens verzamelen over voorkeuren of websitegebruik. Raadpleeg het afzonderlijke Cookiebeleid voor meer informatie over categorieën cookies en het beheer van toestemming.

Wij streven ernaar persoonsgegevens te beperken tot wat noodzakelijk is voor het betreffende doel. De daadwerkelijke gegevenscategorieën moeten overeenkomen met de gebruikte systemen en verwerkingsactiviteiten.

4. Voor welke doeleinden verwerken we persoonsgegevens?

Persoonsgegevens kunnen, voor zover van toepassing op onze daadwerkelijke dienstverlening, worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • Bestellingen afhandelen: uw bestelling registreren en de aankoopovereenkomst uitvoeren.

  • Bezorging organiseren: de noodzakelijke gegevens gebruiken om bestellingen te laten bezorgen binnen Nederland en relevante informatie over de bestelstatus te verstrekken.

  • Klantenservice verlenen: vragen beantwoorden en verzoeken over bestellingen, retourzendingen, terugbetalingen en annuleringen behandelen.

  • Betalingen en terugbetalingen controleren: relevante transactiegegevens verwerken voor de financiële afhandeling van een bestelling.

  • Wettelijke verplichtingen nakomen: gegevens bewaren of verstrekken wanneer toepasselijke wetgeving dit vereist.

  • Beveiliging en bescherming: voor zover noodzakelijk en rechtmatig, misbruik voorkomen, de website beveiligen en aanspraken behandelen.

  • Voorkeuren en statistieken verwerken: alleen voor zover dergelijke functies daadwerkelijk worden gebruikt en daarvoor een geldige rechtsgrondslag bestaat.

  • Marketingactiviteiten uitvoeren: alleen wanneer deze daadwerkelijk plaatsvinden en aan de toepasselijke wettelijke vereisten is voldaan, waaronder het verkrijgen van toestemming wanneer dat verplicht is.

Persoonsgegevens worden niet zonder passende rechtsgrondslag gebruikt voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor ze zijn verzameld.

5. Rechtsgrondslag voor de verwerking

De AVG vereist dat iedere verwerking van persoonsgegevens op een toepasselijke rechtsgrondslag berust. Afhankelijk van de concrete verwerking kan een van de volgende grondslagen gelden.

Uitvoering van een overeenkomst

Artikel 6, lid 1, onder b, AVG kan van toepassing zijn wanneer verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met u uit te voeren of om op uw verzoek stappen te zetten voordat een overeenkomst wordt gesloten.

Dit kan bijvoorbeeld gelden voor het verwerken van noodzakelijke bestelgegevens, het organiseren van bezorging en het afhandelen van verzoeken die rechtstreeks verband houden met uw aankoop.

Wettelijke verplichting

Artikel 6, lid 1, onder c, AVG kan van toepassing zijn wanneer wij persoonsgegevens moeten verwerken om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Dit kan onder meer betrekking hebben op toepasselijke fiscale, boekhoudkundige of andere wettelijke administratieverplichtingen.

Gerechtvaardigd belang

Artikel 6, lid 1, onder f, AVG kan van toepassing zijn wanneer verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang, mits uw belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden niet zwaarder wegen.

Mogelijke voorbeelden zijn het beveiligen van de website, het onderzoeken van misbruik of het behandelen van juridische aanspraken. Per verwerking moet worden beoordeeld of daadwerkelijk een gerechtvaardigd belang bestaat, of de verwerking noodzakelijk is en of een passende belangenafweging is uitgevoerd. Wanneer deze grondslag wordt gebruikt, kunt u onder de wettelijke voorwaarden bezwaar maken.

Toestemming

Artikel 6, lid 1, onder a, AVG kan van toepassing zijn wanneer u vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming heeft gegeven voor een bepaalde verwerking.

Wanneer toestemming de rechtsgrondslag is, kunt u deze intrekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. Voor cookies en elektronische marketing kunnen daarnaast specifieke wettelijke regels gelden.

Niet iedere verwerking vereist toestemming. De toepasselijke rechtsgrondslag moet per concrete verwerking worden vastgesteld en mag niet uitsluitend op basis van dit algemene overzicht worden aangenomen.

6. Cookies en vergelijkbare technologieën

Cookies en vergelijkbare technologieën kunnen worden gebruikt voor basisfuncties van de website, het onthouden van voorkeuren, statistische analyses of marketingdoeleinden.

Voor zover de wet dit vereist, worden niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën pas gebruikt nadat u daarvoor geldige toestemming heeft gegeven. De mogelijkheid om toestemming te weigeren moet voldoen aan de toepasselijke wettelijke vereisten. Wanneer toestemming nodig is, moet u deze ook kunnen intrekken.

De daadwerkelijk gebruikte cookies, eventuele externe aanbieders en de beschikbare instellingen moeten overeenkomen met de technische configuratie van de website.

Lees het afzonderlijke Cookiebeleid voor meer informatie over de categorieën cookies, het beheren van voorkeuren en het intrekken van toestemming. U kunt daarnaast cookies beheren via de instellingen van uw browser. Het blokkeren van bepaalde cookies kan invloed hebben op de werking van sommige websitefuncties.

7. Met wie delen we persoonsgegevens?

Persoonsgegevens kunnen uitsluitend voor zover noodzakelijk en met een passende rechtsgrondslag worden gedeeld met relevante ontvangers. Afhankelijk van de daadwerkelijk gebruikte diensten kunnen dit bijvoorbeeld zijn:

  • Vervoerders en logistieke dienstverleners, wanneer gegevens nodig zijn om een bestelling te bezorgen of een retourzending te verwerken.

  • Betaaldienstverleners, wanneer gegevens nodig zijn om een betaling of terugbetaling uit te voeren.

  • Aanbieders van hosting en technische ondersteuning, wanneer zij daadwerkelijk worden ingezet voor het functioneren of onderhouden van de website.

  • Aanbieders van klantenservice-, analyse- of andere ondersteunende diensten, voor zover deze diensten daadwerkelijk worden gebruikt en de gegevensverwerking noodzakelijk en rechtmatig is.

  • Bevoegde overheidsinstanties of andere bevoegde ontvangers, wanneer verstrekking wettelijk verplicht is of op een andere geldige rechtsgrondslag berust.

Dit overzicht beschrijft mogelijke categorieën ontvangers en bevestigt niet dat al deze partijen daadwerkelijk worden ingeschakeld. De feitelijke ontvangers, hun rol en de gegevens die zij verwerken, moeten worden gecontroleerd aan de hand van de gebruikte diensten en contractuele afspraken.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens ons verwerkt, moeten de toepasselijke AVG-verplichtingen voor verwerkers en verwerkingsverantwoordelijken worden nageleefd.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Persoonsgegevens mogen niet zonder passende rechtsgrondslag en, waar vereist, passende waarborgen worden doorgegeven aan ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Op basis van het contactadres alleen kan niet worden vastgesteld of persoonsgegevens naar Japan of een ander land buiten de EER worden doorgegeven. Ook kunnen daaruit geen conclusies worden getrokken over de locatie van servers, databases, betalingssystemen of klantenservicevoorzieningen.

Indien een doorgifte buiten de EER daadwerkelijk plaatsvindt, moet worden vastgesteld welke ontvanger de gegevens ontvangt, naar welk land de gegevens worden doorgegeven en welke wettelijke regeling van toepassing is. Afhankelijk van de omstandigheden kan dit bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of een andere passende waarborg op grond van hoofdstuk V AVG zijn.

Wanneer passende waarborgen worden gebruikt, moet de relevante informatie daarover beschikbaar worden gesteld voor zover de wet dit vereist. De concrete doorgiften en waarborgen moeten vóór publicatie van dit beleid worden gecontroleerd.

9. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij worden verwerkt, tenzij een wettelijke verplichting of een andere geldige reden een langere bewaartermijn vereist.

De bewaartermijn kan verschillen per gegevenscategorie en verwerkingsdoel. Daarbij kunnen onder meer de volgende factoren een rol spelen:

  • De tijd die nodig is om een bestelling uit te voeren en vragen of klachten af te handelen.

  • De toepasselijke wettelijke bewaarplichten voor financiële en transactiegegevens.

  • De noodzaak om geschillen te behandelen of juridische aanspraken vast te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

  • De noodzakelijke bewaartermijn voor technische loggegevens en beveiligingsinformatie.

  • De duur waarvoor toestemming geldt of totdat toestemming wordt ingetrokken, wanneer toestemming de rechtsgrondslag is, met inachtneming van eventuele andere toepasselijke bewaarplichten.

De concrete bewaartermijnen moeten worden vastgesteld op basis van de daadwerkelijke verwerkingsactiviteiten, de toepasselijke wetgeving en de noodzaak van verdere opslag. Wanneer persoonsgegevens niet meer nodig zijn en er geen geldige reden voor bewaring overblijft, moeten zij volgens de toepasselijke procedures worden verwijderd of geanonimiseerd.

10. Hoe beschermen we persoonsgegevens?

Persoonsgegevens moeten worden beschermd met technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens, de verwerkingsdoeleinden en de risico's voor betrokkenen.

Dergelijke maatregelen zijn bedoeld om het risico op ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging of openbaarmaking te beperken. Welke concrete maatregelen daadwerkelijk zijn ingevoerd, moet worden beoordeeld aan de hand van de gebruikte systemen, de risicoanalyse en de feitelijke werkwijze.

Geen enkele methode voor elektronische opslag of overdracht kan absolute veiligheid garanderen. Daarom mag bescherming niet worden opgevat als een garantie dat zich nooit een beveiligingsincident zal voordoen.

11. Uw privacyrechten

Op grond van de AVG kunt u, afhankelijk van de omstandigheden, de volgende rechten uitoefenen.

Recht op inzage

U kunt vragen of wij persoonsgegevens van u verwerken en, waar de wet dit vereist, inzage krijgen in die gegevens en aanvullende informatie over de verwerking.

Recht op rectificatie

U kunt vragen om onjuiste persoonsgegevens te corrigeren of onvolledige gegevens aan te vullen.

Recht op gegevenswissing

U kunt in bepaalde omstandigheden vragen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit recht geldt niet onvoorwaardelijk. Gegevens kunnen bijvoorbeeld bewaard moeten blijven om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of om juridische aanspraken te behandelen.

Recht op beperking van de verwerking

In de wettelijk omschreven situaties kunt u vragen om de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van gegevens betwist en deze moeten worden gecontroleerd.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Wanneer aan de voorwaarden van artikel 20 AVG is voldaan, kunt u bepaalde persoonsgegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke overdragen. Dit recht geldt onder meer voor bepaalde verwerkingen die zijn gebaseerd op toestemming of een overeenkomst en die geautomatiseerd plaatsvinden.

Recht van bezwaar

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang, kunt u onder de voorwaarden van artikel 21 AVG bezwaar maken. Wij moeten de verwerking dan beëindigen, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking nodig is voor juridische aanspraken.

Tegen verwerking voor direct marketing kunt u te allen tijde bezwaar maken. Na een dergelijk bezwaar mogen uw persoonsgegevens niet langer voor dat doel worden verwerkt.

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer een verwerking op uw toestemming berust, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Recht om een klacht in te dienen

U kunt een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit wanneer u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de toepasselijke privacywetgeving.

Deze rechten zijn onderworpen aan de voorwaarden en uitzonderingen van de AVG. Niet ieder verzoek kan in alle omstandigheden volledig worden ingewilligd.

12. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

U kunt een verzoek over uw persoonsgegevens indienen via:

Vermeld bij uw verzoek voldoende informatie om ons in staat te stellen uw verzoek te begrijpen en, waar nodig, uw identiteit of de relatie met een bestelling te controleren. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen wanneer dat redelijkerwijs noodzakelijk is om uw identiteit vast te stellen en persoonsgegevens tegen onbevoegde verstrekking te beschermen.

Stuur geen wachtwoorden, volledige betaalkaartnummers, beveiligingscodes of andere onnodige gevoelige gegevens via gewone e-mail.

In beginsel beantwoorden wij een verzoek zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Wanneer een verzoek complex is of wanneer wij veel verzoeken ontvangen, kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee extra maanden worden verlengd. Als een verlenging nodig is, informeren wij u binnen de eerste maand over de verlenging en de redenen daarvoor.

Het kan voorkomen dat wij aanvullende informatie nodig hebben om uw identiteit te bevestigen of dat een wettelijke uitzondering van toepassing is. In dat geval handelen wij overeenkomstig de AVG en lichten wij, waar vereist, toe waarom een verzoek niet of slechts gedeeltelijk kan worden ingewilligd.

13. Minderjarigen

Bij de verwerking van persoonsgegevens van minderjarigen moet rekening worden gehouden met hun rechten en met de toepasselijke regels voor de bescherming van kinderen.

Dit beleid stelt geen niet-geverifieerde minimumleeftijd voor het plaatsen van bestellingen of het aanmaken van accounts vast. Ook wordt hiermee niet bevestigd dat een leeftijdscontrolesysteem wordt gebruikt.

Wanneer een dienst rechtstreeks aan kinderen wordt aangeboden en toestemming de rechtsgrondslag vormt, moet worden beoordeeld welke regels van artikel 8 AVG en de toepasselijke Nederlandse wetgeving gelden. De vereiste leeftijd en eventuele rol van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger hangen af van de concrete dienst en de toepasselijke regels.

14. Wijzigingen in dit privacybeleid

Dit privacybeleid kan worden aangepast wanneer onze daadwerkelijke verwerkingsactiviteiten of de toepasselijke wetgeving veranderen.

De meest recente versie wordt op deze pagina gepubliceerd met de bijbehorende datum van bijwerking. Raadpleeg deze pagina regelmatig om op de hoogte te blijven van de informatie over de verwerking van persoonsgegevens.

Wanneer een wijziging volgens de wet op een specifieke manier moet worden meegedeeld of wanneer aanvullende toestemming nodig is, moet aan de toepasselijke vereisten worden voldaan.

15. Contactgegevens

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via de onderstaande gegevens.

  • Website: https://ginavalen.com

  • E-mail: hello@ginavalen.com

  • Telefoon: +86 011-386-2194

  • Adres: 2-26-1-302, Atsubetsu-Minami, Atsubetsu-ku, Sapporo, Hokkaido, Japan, postcode 710-0844

  • Bezorggebied: heel Nederland

  • Klantenservice: maandag tot en met vrijdag, 09.00–17.00 uur